Warum zu viele Tools dein größtes Organisationsproblem sind

Und weshalb weniger Technik oft mehr Klarheit schafft

Viele Coaches merken irgendwann, dass sie organisatorisch nicht dort stehen, wo sie gerne wären.
Nicht, weil sie nichts tun – sondern weil sie zu viel gleichzeitig nutzen.

Kalender hier.
Notizen dort.
Dateien irgendwo in der Cloud.
Kommunikation über mehrere Kanäle.

Alles für sich genommen sinnvoll.
Zusammen jedoch oft belastend.

Wenn Tools versprechen, was sie nicht leisten können

Tools werden häufig mit einem klaren Versprechen gekauft:

„Das wird es einfacher machen.“

Doch in der Praxis passiert oft das Gegenteil:

zusätzliche Einarbeitung
neue Entscheidungen
neue Abhängigkeiten
neue Pflege

Das eigentliche Problem bleibt –
es wird nur anders verteilt.

Das Missverständnis: Tools schaffen Ordnung

Ein weit verbreiteter Irrtum:

Ordnung entsteht durch das richtige Tool.

Tatsächlich ist es meist umgekehrt:

Erst Klarheit – dann Tool.

Ohne Klarheit verstärkt Technik bestehende Unordnung.
Sie macht sie nur digitaler – und schwerer greifbar.

Warum Coaches besonders anfällig sind

Coaches sind offen, neugierig und lösungsorientiert.
Das ist eine Stärke – aber auch ein Risiko.

Denn:

neue Tools versprechen Entlastung
Empfehlungen kommen von Kolleg:innen
jedes Tool löst ein Teilproblem

Was fehlt, ist oft die Einordnung:

Wofür brauche ich dieses Tool wirklich?
Ersetzt es etwas – oder kommt es zusätzlich dazu?
Passt es zu meiner Arbeitsweise?

Ohne diese Fragen entsteht schnell ein Werkzeug-Zoo.

Was die Forschung dazu sagt

Studien zur kognitiven Belastung zeigen:

Je mehr Systeme parallel genutzt werden, desto höher ist der mentale Aufwand – selbst wenn jedes System für sich gut funktioniert.

(Sweller, Cognitive Load Theory)

Das Gehirn muss ständig wechseln:

Wo finde ich was?
Wo habe ich das abgelegt?
Welches Tool war dafür gedacht?

Das kostet Energie – jeden Tag.

Mehr Tools ≠ mehr Struktur

Viele Coaches haben:

mehrere Kalender
mehrere Notizsysteme
mehrere Ablagen
mehrere Kommunikationskanäle

Nicht aus Unfähigkeit,
sondern aus dem Wunsch, es richtig zu machen.

Das Ergebnis ist jedoch oft:

Unsicherheit
Doppelarbeit
Entscheidungsstress
das Gefühl, nie „fertig“ zu sein

Struktur entsteht durch Reduktion

Tragfähige Struktur entsteht selten durch Hinzufügen.
Sie entsteht durch bewusstes Weglassen.

Hilfreiche Fragen sind:

Welches Tool nutze ich wirklich regelmäßig?
Welche Tools erfüllen denselben Zweck?
Was nutze ich nur, weil ich es einmal eingerichtet habe?

Reduktion ist kein Rückschritt.
Sie ist eine Form von Klarheit.

Drei Systeme reichen oft aus

Für viele Coaches genügen langfristig:

ein Ort für Termine
ein Ort für Informationen
ein Ort für Kommunikation

Nicht mehr.
Nicht perfekt.
Aber überschaubar.

Alles Weitere ist Ergänzung –
nicht Grundlage.

Technik sollte still funktionieren

Gute Technik fällt nicht auf.
Sie fordert keine Aufmerksamkeit.
Sie drängt sich nicht in den Vordergrund.

Wenn du ständig über deine Tools nachdenken musst,
arbeiten sie gegen dich, nicht für dich.

Ein realistischer Blick

Es geht nicht darum, Technik zu meiden.
Und auch nicht darum, alles zu vereinfachen um jeden Preis.

Es geht darum, dass Technik:

dich unterstützt
dir Entscheidungen abnimmt
deinen Kopf freihält

Und nicht das Gegenteil bewirkt.

Einordnender Abschluss

Wenn Organisation anstrengend ist,
liegt das oft nicht an mangelnder Disziplin –
sondern an zu vielen Systemen ohne klaren Rahmen.

Weniger Tools bedeuten:

weniger Reibung
mehr Übersicht
ruhigere Arbeitstage

Nicht spektakulär.
Aber wirksam.

👉 Weiterführend

Wenn du das Gefühl hast, dass deine Technik dich mehr beschäftigt als entlastet, kann es sinnvoll sein, nicht nach neuen Lösungen zu suchen – sondern bestehende bewusst zu ordnen und zu reduzieren.

Genau hier setzt strukturierende Begleitung an.

Dieser Artikel gehört zu einer zusammenhängenden Serie.
Eine Übersicht aller Beiträge findest du hier.